La planification reste la meilleure alliée pour réussir son voyage d'affaire. Appelé aussi tourisme d'affaire, elle est l'une des manières les plus évidentes de chercher de nouveau investisseur et de nouveau client pour son business. Entre les réunions de travail, les prospections diverses, les liens tissés entre les rendez-vous commercial.
Vous n'avez pas le temps d'organiser votre voyage professionnel. Mais quels sont donc les règles pour réussir son voyage d'affaire.
La vérification des documents utiles
Les voyages d'affaires restent le meilleur moment pour élargir son horizon professionnel : congrès, foire, séminaire ou autre. Cela demande des préparations en avance surtout au niveau des documents nécessaires pour votre voyage. Vous devez vous en assurer l'accessibilité des documents en temps voulu durant le voyage : Carte d'identité, passeport, Visa, Billet d'avion, …. Assurez- vous d'avoir imprimer votre carte d'embarquement des jours en avance. Gardez-les toujours à porter de main pour gagner du temps.
Prenez le temps de bien préparer vos bagages
Le rangement des bagages varie selon le mode de transport que vous choisissez. Si vous voyagez en avion, il est préférable de mettre vos bagages en cabine plutôt qu'en soute. Il est peut être impensable de mettre de vos affaires dans une petite valise. Ca vaut mieux d'essayer. Optimisez de la place afin d'éviter les bagages dans la soute. Par exemple, Si vous devez prendre 2 chaussures. Porter l'autre paire aux pieds et l'autre dans votre bagage. Tout de suite, vous y gagnerez beaucoup de place. Il faut être conscient aussi que vous ne pouvez pas emmener toute votre garde-robe et que la place est très limitée.
Par ailleurs, n'oubliez pas les éléments très utiles pendant votre voyage comme les trousses de toilettes, les chargeurs de téléphones, les batteries de rechanges au cas où. Les affaires personnelles liées à votre travail doivent être à porter de mains comme vos documents de voyage. Essayer d'avoir de différents pour chaque événement que vous allez assister comme ça vous n'êtes pas obliger de rester en costume cravate durant toute la durée de votre voyage.
Organisez vous-même votre voyage d'affaire
Vous devez être autonome pour la préparation de votre voyage d'affaire. N'attendez pas vos collaborateurs pour le préparer. Vous devez prendre les devant en préparant votre déplacement : les interventions que vous allez faire, les réunions que vous allez devoir y assister. En ce qui concerne l’hébergement cliquer ici durant le voyage, Choisissez un endroit pas très loin de la salle de conférence ou vous allez travailler pendant votre séjour. Comme ça, vous y gagnerez un temps fou. Pensez à vérifier aussi les équipements que vous utiliserez pendant le séminaire ou le congrès. (Câble, ordi, les PLV)
Et pour finir, avant de partir pensez à avertir tous vos collaborateurs de votre absence par mail ou des réponses automatiques sur votre boite d'email indiquant vos jours d'absence et de retour
Documentez-vous sur la culture du pays hôte
Si vous partez pour la première fois dans le pays hôte, il est capital de connaitre les cultures du pays. Vous devez vous renseigner sur les rites locaux et les codes vestimentaires adoptés du pays. A part tous ces détails, il est nécessaire aussi de connaitre un peu mieux aussi vos interlocuteurs durant votre voyage d'affaire. Comme cela, vous pouvez affiner les détails de vos allocutions et vos présentations durant votre séjour.
